Liderazgo y buenas prácticas

Alfredo Chávez – Comunidad Out Of The Box Tesorero de Meetroopers

¿Quién debe liderar la comunidad?

Cada comunidad debe decidir cómo quiere ejercer su coordinación y organi- zación interna. Una parte importante de esta decisión gira en torno a quién va liderar la comunidad. Quien decida tomar la responsabilidad deberá hacerse cargo de la coordinación, la gestión y la comunicación para mantener activos los propósitos que persiga la comunidad y, sobre todo, asumir un compromiso de largo plazo para que todo funcione correctamente.

No se trata de crear una gura autoritaria dentro de la comunidad, por el con- trario, asumir el liderazgo puede ser responsabilidad de más de una persona, pues uno de los más importantes cambios en los paradigmas en este nuevo milenio es buscar nuevas formas de organización. Por ejemplo, como una red activa que logre objetivos en común, diferente a la de la estructura vertical y jerárquica de otro tipo de organizaciones. Así, ¿qué tal asumir tareas en lugar de que una sola persona se encargue de todo?

Lo que sí es importante es que el liderazgo debe asumirlo un miembro activo de la comunidad. Es decir, evitar que sea un agente externo que desee incidir en sus decisiones pues esto generaría con ictos de intereses. Los líderes de una comunidad deben ser emprendedores.

En su libro Startup Communities Brad Feld habla de lo que llama “The Boulder Thesis”.

1.Entrepreneurs must lead the startup community.

2.The leaders must have a long–term commitment.

[Los emprendedores deben liderar las comunidades de startups, y los líderes deben tener un compromiso de largo plazo.]

Muchas personas van y vienen en las comunidades, entre ellos personas que trabajan en el gobierno, la academia o la iniciativa privada. Sea como trabaja- dores, como mandos medios o directivos, no es excepcional que participen en comunidades, al contrario. Las comunidades son para generar redes de contactos con agentes o actores de la triple hélice. Cualquier persona interesada en asumir la representación debe ser parte de la sociedad civil y tener una inquietud —o pasión— por mantener una comunidad activa y vibrante en el largo plazo.

Otra cuestión relevante es el tiempo que el líder o líderes puedan dedicar a las actividades de coordinación de los esfuerzos de la comunidad. Pertenecer signi ca dedicar un tiempo aparte de las actividades cotidianas, laborales o profesionales para participar como miembro activo. Es entonces cuando se debe re exionar si realmente es posible asumir las responsabilidades exigidas para este papel.

TIP: Si el tiempo es un factor difícil para decidir cómo coordinar la comunidad, trabajen como una red de colaboración donde cada uno se involucre en la organización de reuniones, con rmación de invitados, comunicar sobre las actividades en las redes sociales virtuales y el sitio web, etc. Cuando se trabaja en equipo sin asumir papeles jos sino en lograr objetivos comunes, todos participan en todo y lo importante es el resultado.

Checklist:

Respondan a las siguientes preguntas y decidan quién asumirá la representación y la forma en que se coordinará a la comunidad.

¿Quién o quiénes son las personas más comprometidas con los objetivos de la comunidad?

¿Se cuenta con tiempo su ciente para dedicarlo a coordinar la comuni- dad?

Si nos organizamos como una red de colaboración, ¿quién nos repre- sentará cuando sea necesario participar en reuniones de Meetroopers u otras invitaciones como comunidad?

Ciclos de liderazgo

Si la comunidad decide que una sola persona asuma el liderazgo y la coordina- ción, también se debe decidir durante cuánto tiempo lo hará. Por ejemplo, en Meetroopers, como asociación civil, la presidencia tiene ciclos de un año con opción a renovarla una segunda vez, es decir, se puede tener como máximo dos años esa responsabilidad, junto al consejo de administración (secretario y tesorero) y el consejo directivo, compuesto por un representante de las seis categorías de comunidades.

Pero una comunidad de emprendedores no necesita una estructura rígida y burocrática. La mayoría de las veces los ciclos de liderazgo se dan por decisión personal. Cuando la persona a cargo decide que sus prioridades cambiaron con respecto al papel actual dentro de la comunidad puede ceder la coordi- nación a quien desee asumir el papel de líder. Incluso en una reunión todos los miembros activos pueden proponer o proponerse para ocupar ese papel.

Otras veces el mérito es la variable que determina los liderazgos. Si quien adquiere la responsabilidad no mantiene activa a la comunidad, tiene poca interacción con sus representados o la comunicación se vuelve de ciente, en- tonces es momento de que tome el papel de líder otra persona que cumpla los requisitos de nidos por todos y además posea la voluntad.

Decidan: ¿Cuánto tiempo o con cuáles indicadores clave un miembro activo tendrá la responsabilidad de la coordinación de la comunidad?

Meritocracia

Además de la de nición de los méritos de quien coordina también es necesario medir la actividad y el compromiso de los miembros de una comunidad. La mayoría de las comunidades se rigen por esta forma de gobierno basada en el mérito como factor para determinar derechos, bene cios o papeles y car- gos dentro del grupo. Lo importante aquí es comunicar claramente que todos tienen la misma oportunidad de participar en las actividades, involucrarse e incentivar un espíritu de colaboración. Igualmente relevante es tener estable- cidos criterios de evaluación donde todos estén de acuerdo y los canales de participación estén abiertos para crear un ambiente justo, en el que donde los que más hacen se bene cien más.

La gobernanza basada en la meritocracia no necesariamente implica emitir juicios de valor ni otorgar poder absoluto a nadie con base en sus méritos. Los esfuerzos realizados por cada miembro de la comunidad deben crear un ambiente justo y equitativo, valorando el nivel de compromiso, pero tomando en cuenta habilidades, características y el tiempo que le dedica cada uno a las actividades y los objetivos que se persiguen en grupo.

Por ejemplo, un miembro de la comunidad que tiene un talento innato para las relaciones públicas y que facilita el contacto con actores del ecosistema, conferenciantes o expertos de la industria para invitarlos a una reunión puede hacerse cargo de toda la comunicación externa, como un evangelista. Y en el próximo gran evento en la ciudad representar a la comunidad ante los distintos medios de comunicación en entrevistas, por ejemplo, pues conoce bien los objetivos comunes y los valores que representa el grupo. El mérito de este miembro daría por consecuencia este bene cio: ser portavoz de la comunidad ante los medios de comunicación. El bene cio estaría en la oportunidad de exponer su talento y carisma, contribuyendo a su branding o marca personal.

Recuerden que lo importante aquí es decidir su propia forma de organiza- ción. Si este sistema de gobernanza funciona para su comunidad, úsenlo. Más cuando la a liación a la comunidad es voluntaria y abierta para cualquiera interesado en ser parte de ella.

¿A liarme a una comunidad ya existente o crear un nuevo concepto de comunidad?

Una forma de comenzar a reunirte con gente que tiene los mismos intereses que tú es formar una comunidad a partir de la a liación a otra, como capítulo local. Una ventaja es que si no existe un concepto igual en la ciudad les será relativamente más fácil empezar a reunirse, pues recibirás toda la información necesaria para empezar a organizar eventos o reuniones conforme a lo ya establecido por la propia comunidad instituida.

Existen comunidades en el estado de Jalisco que son capítulos locales de conceptos creados en otros países, como Hackers & Founders (H/F), formado en San José, California, por Jonathan Nelson en 2008. H/F reúne a 200 mil miembros en 44 países y 118 ciudades alrededor del mundo. En Guadala- jara existe el capítulo H/F GL liderado por Mak Gutiérrez, veterano y pilar en la formación del ecosistema de emprendedores locales, quien comenzó a organizar los eventos de la comunidad desde en 2005. Actualmente H/F Guadalajara realiza cinco eventos mensuales enfocados a diferentes aspectos del emprendimiento, como diseño, usabilidad y experiencia de usuario (H/F UX); nanzas e inversión (H/F Venture); desarrollo de software (H/F Prodev), y una comunidad para mujeres interesadas en tecnología, emprendimiento e innovación (H/F Women). Cada capítulo tiene su propia forma de organización aunque mantiene el formato original de Hackers & Founders descrito en el capítulo 2.

Como esta comunidad, existen otros formatos adoptados de conceptos ya probados en otras partes del mundo.

Emprendedores Anónimos es otra versión de comunidad con capítulos en varios países de América Latina. Creada en Chile por Pedro Varas, de FoundersList, tiene presencia en 56 ciudades de catorce países y 12 mil a liados. EEAA, como se le conoce por sus siglas, es una comunidad presencial que reúne a emprendedores con “adicción al emprendimiento” y donde se habla sobre fracasos, experiencias y startups con un formato que asemeja una sesión de apoyo de Alcohólicos Anónimos. En Guadalajara existe un capítulo liderado por Alan Padilla, emprendedor y mercadólogo de profesión, junto al equipo de Apremy® de Ury Sarabia, promotor del emprendimiento en la región latinoamericana, creador también de la metodología para el desarrollo de clientes Startup Essentials.

Así, adoptar el formato de comunidades que ya existen puede ser una gran idea, aunque esto tiene sus pros y contras.

Pros

—El know–how de eventos, reunio- nes o comunidad está listo para ser implantado y adaptado al contexto local.

—Ser miembro de una comunidad local te puede conectar con perso- nas de otras ciudades en el país o alrededor del mundo.

—Conectar con personas a nes a tus intereses, en los planos nacional o internacional, puede generar bene- cios adicionales para crear nuevos emprendimientos, sociedades o ideas innovadores de alcance más allá de lo local.

Contras

—El concepto es original de terceros. Es decir, debes darle continuidad al concepto de comunidad de forma local, sin modi carlo o alterarlo.

—La a liación depende del cumpli- miento de los requisitos preestable- cidos por la comunidad internacional.

—Los lineamientos, procesos y valores que se comparten pueden no ser ne- cesariamente los que deseen seguir.

—Para liderar un capítulo local debes ser aceptado o evaluado antes de comenzar con la primera reunión.

Documentar las sesiones con agenda y minuta

Una de las mejores prácticas que podemos compartir como Red de Comuni- dades es la de documentar todos nuestros eventos.

Agenda

Una reunión bien organizada empieza con la planeación por escrito de todos los momentos que sucederán en el evento, ya sea en un cuaderno o en un documento en la computadora.

Tip: Si van a planear la agenda de la reunión en equipo utilicen un proce-sador de textos en la nube de Internet, como Google Docs, donde varias personas pueden editar el documento en tiempo real.

Una agenda es importante si no quieres caer en un evento interminable e in- cómodo para los asistentes. Apegarte a una agenda les permitirá adaptarse al tiempo disponible tanto de los participantes como de los invitados a la reu- nión. Simpli ca los tiempos segmentando la sesión por actividad, por ejemplo, comiencen con la bienvenida por parte del an trión o líder de comunidad. En seguida pueden presentar al tallerista, expositor o conferenciante invitado a la sesión, y así sucesivamente con cada actividad relevante. En resumen, organizar una agenda trae como bene cios empezar y terminar con puntualidad, brindar certeza a los asistentes e invitados y, en consecuencia, darle orden al evento.

Checklist:

¿De cuánto tiempo se dispone para una reunión?

¿Cuánto tiempo necesita el invitado para su exposición o conferencia?

Si hay pitches o presentaciones adicionales, ¿de cuánto tiempo dispondrá cada presentador?

¿Hay alguna limitante de horario del lugar donde se realizará la reunión?

Minuta

Otra práctica recomendable es la de tomar notas de todos los sucesos, acuerdos y pormenores de la reunión. Entre los beneficios es crear una memoria de [¿?]

Manejo de conflictos

Comunidades zombi

La última reunión fue hace tres meses, y nadie responde los mensajes en el grupo cerrado de Facebook.

El último proyecto se terminó por falta de interés.

Mi mamá (o novia) ya no me deja salir a jugar con mis amigos.

Ya no encuentro interesante asistir a las reuniones.

El líder de la comunidad abandonó su rol y ahora ya nadie se hace cargo de la organización.

Ya nadie de mis amigos se interesa por continuar la comunidad.

Si te identi cas con alguna de estas frases, felicidades, ya eres o estás a punto de convertirte en una comunidad vacía o zombi. Ilustremos el término de co- munidad zombi con una historia:

Un día Juan, Paco y Pedro invitaron a Sara para crear la comunidad Tecno X, un grupo que tendría como principal actividad reunirse para crear y aprender sobre tecnología de Internet de las Cosas (IoT, por sus siglas en inglés). Sara, quien recién se había graduado de diseño de modas con todos los honores y méritos académicos, pero aún sin experiencia laboral, decidió que sería una excelente idea formar la comunidad Tecno X con sus amigos de toda la vida. Lo que emocionaba a Sara es que los cuatro compartían la misma pasión por la tecnología aplicada a wearables o vestibles.

Ellos eran ingenieros en computación, graduados en la misma universidad pública. Sabían que Sara podía complementar bien al grupo pues su habilidad como diseñadora de moda les ofrecería más posibilidades de convocar a per les similares interesados en IoT. Decidieron objetivos, formato, lugar de reunión, canales de comunicación y al primer líder de la comunidad: Pedro. Nadie dudó en designarlo a él para esa función. Sus años a cargo del departamento de Tecnologías de la información en una reconocida empresa extranjera le habían servido para relacionarse con muchos actores del ecosistema de innovación en el ámbito estatal, al tiempo que desarrolló una habilidad para conformar equipos que trabajaran proyectos en la empresa. En resumen, un buen per l para el papel.

La primera gran reunión de la comunidad había sido todo un éxito. Sara lo- gró contactar a un especialista en temas de tecnología aplicadas a vestibles para que les hablara del fascinante mundo del IoT en esta rama del desarrollo tecnológico. Hubo una asistencia considerable para un primer meetup, con más de cincuenta personas con rmadas desde Internet en Evenbrite® y otras veinte que llegaron al lugar por el boca a boca en redes sociales. Setenta per- sonas haciendo networking y a liándose a la comunidad. Un gran logro para los fundadores.

Al paso de los meses la situación de los cuatro fundadores cambió tanto como sus prioridades. Pedro tuvo muchísimo trabajo en la empresa, lo que le dejaba muy poco tiempo libre para mantener actualizada la cuenta de redes sociales virtuales, el sitio web y el calendario de meetups. Sara encontró a su media naranja, un diseñador de experiencias interactivas, usabilidad y pirograbado digital —sí, es una profesión hipster como cualquier otra—. Paco obtuvo una beca para estudiar en Alemania una especialidad durante un año. Y Juan… bueno, él estaba muy triste porque su startup no lograba despegar a pesar de sus esfuerzos constantes y de presentaciones ante inversionistas ángeles en eventos de emprendimiento tecnológico.

Un día apareció un tweet en la cuenta de Tecno X:

—¿Hola? ¿Hay alguien aquí? ¿Cuándo es la próxima reunión? #tecnoXwhereRU

Nadie contestó.

Dos semanas después Pedro decidió renunciar al liderazgo de la comuni- dad por falta de tiempo. Le pidió a Sara que tomara la responsabilidad de la comunidad, pero Sara no tenía ni el ánimo ni las habilidades para asumir ese papel, por lo que su respuesta fue negativa. Pedro decidió contactar a su amigo Juan, pero la respuesta también fue un rotundo “no puedo”, pues si asumía el rol, dijo, “lo distraería de su emprendimiento actual, que ya casi es una realidad. Es el próximo Uber de…”

Así llegó el mes de diciembre, y desde la última reunión, hacía cinco meses, sólo dos publicaciones aparecieron en el muro de Facebook del grupo cerrado de Tecno X. Uno para desear felices vacaciones y otro para invitarlos a un evento internacional de nuevas tecnologías, al cual nadie asistió en representación de la comunidad, mucho menos causó interés entre sus miembros.

Se dice que todavía existe una cuenta en Twitter donde aparecen retweets de vez en cuando.

Los miembros más activos de la comunidad organizaron un meetup al que sólo asistieron seis personas. Ni Pedro ni Sara ni Juan llegaron a la cita. Todo se limitó a saludarse y actualizar anécdotas sociales durante un par de horas mientras compartían un par de cervezas. Nadie habló de IoT. No hubo invitado ni conferenciante. Eso es lo último que cuenta la leyenda de Tecno X. Una comunidad que se convirtió en un zombi: nadie sabe si vive o murió por falta de interés.

Todas las organizaciones sociales tienen sus altibajos de vez en cuando.

Lo importante es ser constante, mantener el ánimo que los unió al princi- pio o que los convocó como comunidad. Revisen su propósito original y re exionen sobre si están caminando hacia allá o por qué se detuvieron en el camino.

¿Cómo mantener activa la comunidad?

¡Listo! Ya formamos nuestra comunidad, de nimos papeles, actividades, lugar de reunión, objetivos, y ¿ahora qué sigue? ¿Cómo mantenemos una comunidad vibrante, constante y participativa?

La respuesta a estas interrogantes no es sencilla de responder, aunque pode- mos compartir algunas ideas para que la comunidad logre su compromiso de largo plazo y no se convierta en una comunidad zombi.

1. Publiquen sus logros.

2. Actualicen el calendario de actividades en la ciudad.

3. Involúcrense en un proyecto sin ánimo de lucro.

4. Animen a los miembros más activos a generar contenidos con la regla del 80/20, esto es, 80% de contenidos que aporten información valiosa, interesante o entretenida. El restante 20% que esté enfocado en avisos e información de asuntos comunitarios.

5. La cascarita. En vivo o en videojuego, siempre es agradable pasar un rato de entretenimiento o haciendo deporte con otros participantes de la comunidad.

6.Participen en los eventos locales que promueven el emprendimiento y el desarrollo tecnológico y cientí co.

a.Startup Weekends.
b.Campus Party (y Campus Party nights).
c.Festival Epicentro (Jalisco).
d.Hackatones.
e.Ferias de startups.
f.Retos cívicos.
g.Otros eventos locales de emprendimiento o cultura geek.

7.Organicen un evento en colaboración con otra comunidad.

Derechos y obligaciones bien establecidos para todos los que participen en la comunidad.