Crear eventos y organizar una comundiad

Hans Ramírez – Comunidad Codeando México

Al igual que las ideas, las comunidades deben ponerse en marcha para gene- rar valor, y una vez en marcha deben comenzar una carrera contrarreloj para demostrar que lo que están haciendo va en serio.

A continuación enlistamos algunos pasos generales para la creación y orga- nización de eventos.

I. No duplicar esfuerzos

Si la comunidad que estás organizando es en torno a un tema de moda o de actualidad, las probabilidades de que ya exista una comunidad orientada a ello pueden ser altas. Para no duplicar esfuerzos te recomendamos que hagas una investigación a través de Facebook, Twitter y Meetup [meetup.com] para encontrar comunidades que trabajen con temas similares al tuyo. Si encuentras una comunidad similar investiga si está activa o si necesitan ayuda. Es mejor colaborar que competir.

II. El PMV de un evento de comunidad

El producto mínimo viable —o PMV— es en lo que nos debemos concentrar una vez que tomemos la decisión de fundar una comunidad. Toma en cuenta antes de comenzar que se requieren tres cosas para que una comunidad se mantenga con vida y crezca:

  1. Constancia
  2. Diversidad
  3. Movimiento
II.1 El equipo organizador

Al empezar una comunidad puedes encontrarte en uno de los dos casos siguientes:

1. Eres el único representante de la comunidad: si éste es tu caso requerirás encontrar en las primeras reuniones a gente interesada en formar parte del equipo organizador junto contigo.

Protip: “¿En tu primera reunión alguien te ayudó a limpiar después de que todos se habían retirado? Si es así, ya tienes a alguien que quiere ser parte del equipo” —Mak Gutiérrez, de la comunidad Hackers & Founders.

2. Formas parte de un equipo de dos o más personas: si éste es el caso lo único que tienes que hacer es repartir responsabilidades.

II.2 Requerimientos previos

El proceso previo al evento es de suma importancia pues ayuda a tener una idea clara de éste y evitará la improvisación.

1. Establece una agenda:

  • ¿De qué se va a hablar?
  • ¿Cuál va a ser el formato del evento?
  • ¿Va a haber una introducción?

Herramientas recomendadas: Google Docs ® para redactar documentos. Hackpad para mayor organización y edición colaborativa de documentos.

2. Estimar requerimientos logísticos. ¿Con base en el lugar elegido para realizar el evento, cuántas personas pueden asistir?

¿Necesitarás equipo especial (proyector, sonido…)? ¿Vas a ofrecer comida?

[Herramientas recomendadas: Trello.com gestión de proyectos.]

3. Convocatoria. Ya que tienes claro el “qué” y el “cómo”, es hora de comunicarlo al mundo. Empieza por crear una imagen de convocatoria. Para que ésta sea e ciente debe cumplir las siguientes características:

  • Debe mencionar el nombre de la comunidad.
  • Mencionar de qué se tratará el evento.
  • Cuándo y dónde.

Herramientas recomendadas: canva.com para crear yers de convoca- toria sin conocimientos previos en diseño.

Selecciona tu canal de comunicación

Estamos en el año 2016 y la comunicación digital ya no es una opción. Es importante que tengas una línea de comunicación por algún medio digital, aunque para mejorar tu elección de canal de comunicación te recomendamos:

1. Identi car dónde está la gente a la que le interesa el tema central de la comunidad: grupos de Facebook y Twitter, el pasillo de una escue- la. Identi ca los lugares que suelen frecuentar quienes gustan de hablar, debatir o escuchar sobre el tema central de la comunidad.

Es importante empezar con gente que ya conozca del tema —así sea un poco— pues ésta será la base de personas sobre la que crecerá la comunidad. Lo más probable es que personas familiarizadas con el tema conozcan a otras personas familiarizadas con él.

2. Estudia las ventajas de cada canal de comunicación. A continuación enlistamos algunos:

Redes sociales virtuales

Facebook.com

Con 1.49 billones de usuarios, es la red social más grande del mundo. Para comunicar de forma efectiva es recomendable crear una página de Facebook desde la cual se pueda compartir información relevante sobre el tema central de la comunidad, así como la convocatoria a próximos eventos.

Twitter.com

Para una comunicación efectiva y constante con el mundo. A diferencia de Facebook, Twitter es una herramienta de comunicación orientada al tiempo real, por lo que será de gran utilidad para compartir lo que ocurre durante los eventos o actividades que realices.

Redes sociales orientadas a eventos y comunidades

Meetup.com

Protip: Cuando te encuentres en la etapa de crecimiento puedes hacerte la pregunta: ¿Dónde está la gente a la que le podría interesar este tema? Identi- ca temas a nes al de tu comunidad e identi ca a personas que podrían verse atraídas por ellos. De esta manera podrás crear una estrategia de crecimiento.

Protip: Lee tu contenido dos veces antes de compartirlo a través de redes sociales, veri ca que la información sea correcta y que no contenga errores gramaticales.

3. Una vez elegido el canal de comunicación

Es responsabilidad del administrador mantener activo el canal a través de la generación de contenidos relevantes y de la comunicación de refuerzo de comunidad:

I. Hola, somos, hacemos y queremos. Recuerda a las personas por qué empezaron a seguir a la comunidad en primer lugar.

II. Seguimos aquí. Realiza actualizaciones periódicas para mostrar que la comuni- dad está activa.

III. ¿Qué opinas de este tema? ¿Qué otros temas o formatos te gustaría que usá- ramos? Invita a la comunidad a participar en la conversación.

II.3 El día del evento

Además de llegar con anticipación —es importante mostrar el compromiso a través de la puntualidad—, el organizador de un evento de comunidad tiene la responsabilidad de ver que se cumpla con la agenda establecida, observar y si es posible medir el desarrollo del evento.

¿Quién asistió?

Es importante que sepas quiénes son las personas que asistieron a tu primera reunión pues son la base sobre la que se construye la comunidad. Para ello pue- des realizar una encuesta en línea que te permita crear una imagen general de los asistentes a tus eventos. Algunos datos relevantes que puedes obtener son

•Nombre.
•Edad.
•¿Cómo se enteraron del evento?
•¿Ya conocían el tema central de la comunidad?

•¿De qué les gustaría hablar, escuchar o trabajar?

•¿Conoces a algún experto en el tema a quien podríamos invitar?

[Herramientas recomendadas: forms.Google.com para crear formularios básicos. typeform.com te permite crear cuestionarios con funciones avanzadas y agregar elementos de diseño.]

II.4 Después del evento

Es importante que hagas un recuento del evento, de preferencia al día siguiente, para identi car si los objetivos se cumplieron.

Recuerda mantener una comunicación constante aun después del evento. Utiliza llamados a la acción para mantener activa a la comunidad.

III. Sección especial

Haz que internet trabaje para ti, no al revés. Un gran poder

Internet es una de las herramientas más poderosas creadas por el ser humano, pues nos permite acceder a una gran cantidad de herramientas en línea. Es importante saber escoger las herramientas adecuadas que facilitarán nuestro trabajo. A continuación enlistamos algunas de estas herramientas y recomendaciones sobre su uso.

Para comunicación interna:

Whatsapp [web y móvil]: Todos lo utilizan, es recomendable para man- tener comunicación uno a uno con tus invitados y para comunicarse con un equipo no muy grande.

Telegram [web, móvil y escritorio]: Similar a Whatsapp, pero con fun- ciones adicionales que permiten buscar información especí ca en con- versaciones pasadas y la creación de canales privados para comunicarte con más miembros de la comunidad.

Google Docs [web y móvil]: Es una suite de herramientas gratuita de Google para crear y modi car documentos en línea. Es recomendable utilizarlo si deseas compartir documentos con el equipo organizador.

Trello [web y móvil]: Es una herramienta de gestión de proyectos que permi- te visualizar un proyecto por medio de tableros. Ideal si se requiere tener un control de las tareas que se van a realizar durante la organización de eventos y actividades.

Slack [web, móvil y escritorio]: Permite mantener comunicación interna para organizaciones medianas y grandes. Se recomienda si la comunidad tiene acti- vidad en varias regiones con distintos equipos de trabajo en cada una de ellas.

Protip: La constancia en los anteriores pasos es la clave de la creación y el crecimiento de nuevas comunidades.