¿Cómo formar tu comunidad?

Por Alfredo Chávez Peña – Comunidad Out Of The Box

Si ya estas decido a crear tu comunidad, ¡excelente! Este manual te llevará paso a paso para que logres consolidarla y formar una comunidad vibrante. Lo más importante es que logres gestionar tu propia comunidad de una manera sencilla y práctica.

Empecemos por mencionar los bene cios de una comunidad.

Ana Paula Barragán (2015), líder de la comunidad de emprendimiento social Social Valley, comparte su visión sobre los bene cios: “El conocimiento (de miembros de la comunidad con más experiencia), los contactos de diversas áreas y actores, apoyo moral, descubrimiento de otros proyectos a nes, la exposición, la posibilidad de compartir y expresar inquietudes”.

Repasemos los puntos que menciona Ana Paula:

  1. Conocimiento. Este bene cio es la razón por la cual muchos emprendedores e innovadores se acercan a las comunidades. Se trata de encontrar personas de las que podemos aprender, escuchar sus historias de éxitos y fracasos, o bien preguntarles sobre tecnología para saber más y luego aplicarla en nuestros proyectos. El continuo ejercicio de aprender para seguir formándonos como profesionales después de la escuela o la universidad, pues como comunidades entendemos que la academia es sólo un momento en nuestro largo aprendizaje para dominar disciplinas, técnicas, habilidades y conocimientos.
  2. Contactos de diversas áreas. En las comunidades participan actores de dife- rentes per les, experiencia y relevancia dentro de un ecosistema de innovación. Podemos mencionar algunos, como veteranos del diseño y la programación que han trabajado muchos años en agencias o consultoras de tecnologías de la información; empresarios consolidados o empresarios con empresas en etapa de consolidación; inversionistas de capital de riesgo; expertos de la industria o agentes de enlace entre gobiernos (en los niveles municipal, estatal o federal). También podemos encontrar a miembros de las cámaras de comercio de diferentes ramas de la industria. Es importante recalcar que éstos son actores, lo que Brad Feld llama “feeders” o “alimentadores” en su libro Startup Communities, y que aportan diversos bene cios a las comunidades y sus miembros, pero no son quienes deben dirigirlas. Ese papel debe corresponder únicamente a los emprendedores.
  3. Apoyo moral. ¿Alguna vez te has sentido desanimado porque tus ideas o proyectos no tienen eco en los demás? ¿O porque no te dan retroalimen- tación de valor para seguir avanzando en esas ideas? Justamente eso es lo que podemos encontrar al participar en una comunidad: apoyo de personas como tú, que desean aprender y colaborar para generar proyectos de valor que cambien industrias y al mundo.
  4. Descubrimiento de proyectos a nes. Cuando nos encontramos con personas que tienen la misma pasión o comparten objetivos en común es muy probable que también encontremos a nidad en proyectos que pue- den resultar complementarios al nuestro. O bien podemos descubrir que nuestras habilidades complementan las de otro emprendedor para fundar empresas. Ejemplos hay muchos.Una de las actividades donde se promueve el descubrimiento de intereses a nes es Startup Weekend®, donde emprendedores de diferentes per les se unen para trabajar, durante 54 horas continuas, en la creación de una startup o empresa de base tecnológica. La idea es que el emprendedor presente su idea ante un público, luego, que encuentre a los socios que le aporten valor al proyecto, desde su experiencia en negocios, mercadotec- nia, programación, diseño, administración de proyectos. Al nal el comple- mento de los diferentes per les tiene como resultado la conformación de un equipo multidisciplinario comprometido con ganar el reto y aprender la metodología de creación ágil de prototipos y empresas, pero, sobre todo, aprender a trabajar en equipo y en entornos multidisciplinarios.

    Las comunidades son un punto de encuentro de per les profesionales muy diversos. A pesar de que la comunidad posea una temática muy especiali- zada, en ella puede participar un abogado que aprende a programar o un contador que presentan un proyecto de innovación social.

  5. Exposición. Encontrar un foro donde pueda exhibirse el talento de los miem- bros es otro bene cio de las comunidades. Las comunidades funcionan como catalizadoras de nuevos emprendimientos y de proyectos innovadores, pues además de encontrar posibles socios, es un lugar para mostrar en lo que se trabaja.
  6. La posibilidad de compartir y expresar inquietudes. Todos hemos sentido alguna vez la necesidad de compartir una idea sobre algo que nos inquieta. Puede ser una inquietud, pero también re exiones sobre algún acontecimiento de nuestro entorno o tal vez sobre situaciones de la industria en la que traba- jamos. Una comunidad es un lugar para el diálogo, para compartir historias y objetivos personales con personas interesadas en debatir sobre ideas que enriquecen nuestra visión y conocimiento de los hechos que nos preocupan.

Pueden ser muchos más los bene cios de una comunidad, pero los seis puntos que menciona Ana Paula Barragán engloban los principales. Otros bene cios pueden ser particulares para cada comunidad o de nidos por su ethos. El sen- tido de pertenencia es un factor que motiva a cada miembro de una comuni- dad a percibir los bene cios, promoverlos y perpetuar la existencia de ésta. Si el sentido de pertenencia es lo que permite que existan las comunidades, los objetivos son el vínculo que los mueve.

Hay dos clases de objetivos dentro de una comunidad:

•Objetivo común: aquel que aglutina a la comunidad.

•Objetivo personal: especí co de cada integrante, no necesariamente igual al común.

El objetivo común es eso por lo que se trabaja en una comunidad, como com- partir experiencias e historias, aunque el objetivo personal es tan importante como el común. Cada integrante de una comunidad tiene una razón para per- tenecer, sentirse parte de ella.

Recordemos que una comunidad surge cuando encontramos personas que comparten nuestros gustos, a ciones, conocimientos o inquietudes por aprender las mismas cosas que nosotros.

Independientemente de si se reúnen físicamente o de manera virtual, las acti- vidades de las comunidades se pueden resumir en las siguientes 5 C:

•Conectar. En un mundo interconectado es fundamental establecer nuevas co- nexiones con personas a nes a nuestros intereses. Conectar signi ca extender nuestras redes sociales, descubrir que en nuestro entorno siempre hay personas de las que podemos aprender y establecer vínculos que nos vinculen a nuevas posibilidades para enriquecer nuestra vida profesional, intelectual o de trabajo.

Crear. Hay casos en los que el propósito de una comunidad se extiende más allá del simple disfrute de la convivencia en las reuniones. Existen comunidades que enseñan a sus integrantes a crear cosas, resolver pro- blemas tecnológicos, de diseño o nuevas oportunidades para desarrollar modelos de negocio. Un caso de comunidades que aportan valor creando y resolviendo son los espacios de makers o hacedores. Otro caso es el de los Hackatones, donde personas con per les técnicos se reúnen un n de semana para resolver retos o problemas con el uso de la tecnología.

Comunicar. Una comunidad es fundamentalmente un sistema huma- no interdependiente, que adquiere forma por las conversaciones que mantiene consigo misma (Bloch,2007), desde nuevos descubrimientos cientí cos o tecnológicos, aplicación de técnicas novedosas para desa- rrollo de software o hablar sobre las nuevas tendencias; comunicar es contar historias, ponernos al tanto del estatus de los distintos proyectos.

Convivir. Las interacciones humanas que suceden en un evento, reu- nión o taller de comunidades contienen un elemento básico de nuestra naturaleza humana: el deseo de ser parte de algo y en compañía de personas con las que sentimos a nidad; pasar un buen rato con ellas hablando de las cosas que nos interesan o contarnos las historias de nuestra experiencia cotidiana.

Compartir. Dar algo, siempre, antes de esperar recibir. Ésta es una parte fundamental para que el espíritu de comunidad prevalezca por encima de intereses particulares o personales. Cuando una persona comparte su tiempo, sus conocimientos, su experiencia y los recursos para lograr que sucedan cosas extraordinarias, está contribuyendo a que la comunidad se mantenga activa, vibrante y sin complejos egoístas que pueden mermar el ánimo de colaboración. En palabras de Mak Gutiérrez, líder de Hackers & Founders México, es “asociarte con algunas personas para empezar a crear más conocimiento y para hacer que se distribuya más rápido”

Una comunidad activa y comprometida cuenta con cinco características básicas:

  1. Con anza
  2. Respeto
  3. Interés
  4. Actividad (dinámica)
  5. Comunicación efectiva

Alfonso Bravo, líder de la comunidad Escena Web y parte del comité de Mee- troopers en el momento en que se redacta este manual, propone un esquema para visualizar las etapas de formación de una comunidad:

De namos cada paso. Primero, el encuentro de mentes creativas.

¿Quiénes somos? La primera reunión

El primer paso para formar una comunidad es escuchar. Es decir, estar atento a tu entorno:

•¿Qué intereses en común existen entre tus compañeros de estudios, colegas o amigos, y tú?

•¿Qué nueva tecnología puedes aprender y desarrollar?

•¿Recuerdas esa reunión o actividad en tu universidad? ¿Surgió alguna idea o coincidiste con alguien con respecto a una temática o actividad?

•¿Te identi cas con un grupo de personas por la forma de hablar, su visión del mundo, el estatus socio–económico?

•Y lo más importante: ¿cuál es tu pasión? ¿Hay alguien con la misma pa- sión que tú?

Lo anterior parece un ejercicio simple, pero sentar las bases de una comu- nidad comienza con una re exión personal. Luego implica estar atentos a las cosas que suceden en tu localidad, en las reuniones de amigos, en tu escuela, la empresa, en la ciudad. Igual de importante es atender a cosas que suceden en la Internet, como tendencias, nuevas tecnologías, metodologías o modelos de negocios, por ejemplo.

Una buena forma de encontrar a personas con los mismos intereses que tú es asistir a actividades locales donde puedas hacer networking o conectarte con ellas. En nuestra experiencia como red, los eventos donde se promueve el networking son el semillero de nuevas iniciativas y asociaciones; esto ha derivado en la formación de nuevas comunidades de temáticas tan especializadas como la biotecnología, bases de datos o neurociencias. Hablamos de comunidades como Gene Garage, DBA MX y BrainX, entre otras más.

Si ya has de nido el punto en común o la pasión alrededor de los cuales se van a reunir como comunidad, ¡excelente! Ahora convoca a la primera reunión. No es necesario que sea una reunión demasiado formal ni hace falta una convocatoria masiva. De ne un sitio donde puedan reunirse por primera vez. Entre otros lugares te recomendamos:

•Un salón de clases.

•La sala de la casa, o incluso el patio.

•Un café.

•Un bar. * Evita bares donde el volumen de la música sea muy alto para que el ruido no les impida escuchar la conversación.

TIP* Con rma por lo menos con un día de anticipación a los interesados en asistir a la reunión. Esto te permitirá tomar una mejor decisión respecto del lugar con el n de que puedan estar cómodos y charlar sin problema de espacios o sillas disponibles para todos.

Para esta primera convocatoria el lugar lo de ne el número de personas que con rmen asistencia.

La primera reunión tendrá como propósito poner sobre la mesa todas las ideas sobre cómo formar las bases de tu comunidad.

Propuesta de agenda de la primera reunión

Checklist

* El orden y las preguntas quedarán a criterio de las conversaciones que se generen en la primera reunión.

  • ¿Qué nombre tendrá la comunidad?
  • ¿Qué propósito tendremos como comunidad?
  • ¿Cuál será el objetivo común?
  • ¿Cómo será nuestro logotipo o imagen para identi carnos?
  • ¿Qué nos identi cará como comunidad con respecto a otras? (Escribir cuál será su ethos).
  • ¿Qué formato de reuniones es mejor para el objetivo de la comunidad? ¿Quién o quiénes se encargará(n) de organizar, convocar y coordinar las reuniones o meetups?
  • ¿Quién asumirá la función de líder de la comunidad?
  • ¿Quién puede asumir como segundo responsable de la comunidad en ausencia del líder?
  • ¿Qué objetivos personales tiene cada uno de los integrantes? ¿Dónde es lugar más adecuado para reunirnos?
  • ¿Cada cuánto tiempo nos reuniremos en persona?
  • ¿Qué tecnologías o redes sociales virtuales podemos habilitar para estar en comunicación, compartir contenidos de interés común y convocar a otros interesados?
  • ¿Cómo vamos a generar valor para los asistentes a nuestras reunio- nes?

Match en lo que creemos, y en por qué o para que lo hacemos

Vamos a los cómo. Para formar una comunidad vibrante es importante re- dactar un propósito que los guíe y en el que todos convengan. Imagina la estrella de Belén: sí, aquella que guió a los tres reyes magos hacia donde estaba el Mesías que había nacido. La estrella fue un punto en el cielo que les indicaba el camino, y aunque los reyes magos nunca llegarían a ella, sí los condujo a su destino, uno que los tres compartían. Así, el propósito que van a redactar será una guía que siempre estará ahí para orientarlos hacia el objetivo que persiguen, y cuando las cosas funcionen mal tendrán algo que les recuerde la razón por la cual están juntos y se reúnen con alguna frecuencia.

Marcelo Tedesco, experto en plani cación estratégica y transformación de negocios de MITEF México, nos enseñó a los líderes de Meetroopers que la redacción de los propósitos de una organización debe ser poderosa, positiva e inspiradora (PPI).

Marcelo lo describe con todo detalle en un artículo para el blog de WOBI: Debe ser poderoso para mover tu voluntad y la de los demás para transformar la misma

base de los mercados e industrias, o incluso para crear nuevos mercados e industrias.

Positivo, debe tener como n el bien común, para que pueda ser la base de la sos- tenibilidad de una organización en el tiempo. Una organización que no se preocupa por la sociedad o la comunidad en la que se desenvuelve no será una organización sostenible y, de no lograrlo, su legado no será el mejor recordado (http://www.wobi. com/es/blog/estrategia/poderoso-positivo-e-inspirador).

Finalmente, y tal vez la característica más importante, debe ser inspirador. Es de nitivamente la motivación por la cual tú y todos tus colaboradores se levantarán cada mañana para trabajar por una razón mucho más importante que la de ganarse un sueldo, y no sólo eso, será lo que hará que los clientes se enamoren de tu compañía.

En ese mismo artículo Tedesco pone un ejemplo: en síntesis, la característica fundamental de un propósito PPI es construir valor para los demás: para los clientes, para los colaboradores, para los accionistas, para la sociedad en general.

El caso de Richard Branson y su prestigioso conglomerado empresarial Virgin Group® es un ejemplo icónico de esto: “Bring excitement in boring industries” (Traer emoción a las industrias aburridas es su propósito, su misión y visión).

Así que reúne a tu comunidad y entre todos pregúntense: ¿Para qué hacemos esto que nos une, y cómo lo hacemos?

Tomen siempre en cuenta y debatan sobre el “para qué” antes que sobre los “cómo”. Simpli quen sus ideas hasta llegar el núcleo, a la idea central. Hagan un listado de varias ideas. Medítenlas. Si el debate se prolonga, está bien, tal vez en la primera sesión no logren de nirlo. Lo importante es escribir las me- jores ideas, luego compartir lo que escribieron y decidir juntos. Somos una comunidad para…

Reuniones periódicas

Para empezar a planear las reuniones o meetups hablaremos primero de las reuniones en persona. Existen diferentes formatos de reuniones, de acuerdo con los objetivos, propósitos y necesidades. Por ejemplo, la comunidad Hackers & Founders® de Guadalajara tiene un formato de público y presentador en cada una de sus cinco sesiones temáticas. La sesión comienza con un an trión frente a un público. Da la bienvenida a los asistentes y pasa algunas diapositi- vas mientras el público sigue la explicación del desarrollo de la sesión del día. Con una semana de anticipación el líder de la comunidad invita y con rma a emprendedores que deseen presentar una idea o modelo de negocios al público. Una vez terminada la exposición lo más importante es responder a la pregunta: “¿Qué necesitas?”

En numerosas ocasiones entre el público se encuentra alguien con la habilidad técnica o los conocimientos para apoyar al emprendedor en turno. Una vez terminada la sesión de presentaciones se continúa con el networking o sesión para conectar (esto es, conversar) con personas. En esta sesión para conectar el emprendedor y el experto —u otros emprendedores interesados en apoyar la idea o proyecto— se conocen, dialogan con detalle sobre las ideas en común, y establecen una tentativa de asociación o consultoría para incidir en que, como dice el lema de la comunidad Hackers & Founders, “la vida del emprendedor apeste menos”.

Un emprendedor puede tener un per l muy técnico y necesita la participación de un socio con per l de negocios, nanzas, mercadotecnia, diseño y otros más. También puede darse el caso de que necesite un socio especializado en una tecnología, ya sea software o hardware para lograr que su prototipo o idea de negocio funcione antes de lanzarlo a un mercado masivo. Sinergia, ¿recuerdas? Hablamos de ella en el capítulo I como uno de los propósitos de formar una red de personas reunidas como comunidad. Es así como Hackers & Founders genera valor para los asistentes a las reuniones de su comunidad de emprendedores.

Las comunidades existen en formas diferentes. Si bien este manual se enfoca en un tipo particular, hay una gran diversidad en las razones que mueven a un grupo de personas a perseguir objetivos en común, y esto puede ser desde simplemente conectar con personas para hablar de lo que les apasiona o co- nocer más de un tema, por ejemplo, leer un libro para luego discutirlo en una reunión; también salir a las calles para exigir una mejor calidad de vida urbana, compartir un hobbie, conocimientos e historias de emprendimiento. Una co- munidad tiene un factor que une personas en torno a una actividad.

Reuniones virtuales o comunidades virtuales

Existen comunidades que solo interactúan en la virtualidad. Internet es el punto de encuentro, sea en una plataforma de redes sociales o en canales privados, foros o blogs. Originalmente el termino de comunidades se generó por usuarios de las primeras tecnologías para generar conversaciones virtuales y muchas de ellas derivadas del desarrollo Open Source o tecnologías abiertas. Ejemplo de ello es Linux, que a lo largo de casi dos décadas ha mantenido una comunidad a nivel global de programadores que aportan nuevas funcionalidades, mejoras e innovaciones a este sistema operativo, preferido por muchos ingenieros de sistemas para sus servidores, por la seguridad que ofrece al igual que el res- paldo de miles de expertos en el mundo.

Si el objetivo común es encontrar personas expertas en temáticas técnicas o muy especializadas, tal vez no sea fácil encontrarlos en tu localidad, pero tal vez si en la virtualidad. Reunirse en plataformas en Internet tiene algunas ven- tajas como la atemporalidad en las conversaciones, pero también desventajas como lo impersonal que se vuelve participar con personas que nunca hemos visto en el mundo real, tal vez.

Lugares para reunirse periódicamente

Un buen lugar puede ser una cafetería, para empezar. De ahí se puede crecer hacia espacios donde pueda haber más gente en la reunión. Identi quen en grupo cuáles son los requerimientos para sus reuniones y encuentren un lugar que cumpla con los requisitos básicos para la comunidad.

Factores para de nir el lugar de reunión

1.El número de asistentes o miembros de la comunidad de ne el mejor lugar para reunirse.

2.El tipo de actividades o la dinámica que desarrolla la comunidad en general o en la próxima reunión. Por ejemplo, si el formato es mesa redonda en un café pero al próximo meetup se invitará a un experto de la industria para dar un taller, el lugar debe contar con sillas, proyector, micrófono y el equipo necesario.

3.Disponibilidad del lugar. Es un punto que debe tomarse en cuenta, sobre todo si se escoge un café, un bar o cualquier otro lugar de servicio al público. Las universidades también tienen espacios adecuados aunque es necesario solicitarlos, ya se trate de reuniones semanales o mensuales.

Otra excelente opción son los co–working spaces o espacios de trabajo colaborativo. Estos lugares se han vuelto muy populares entre la comunidad de emprendedores y desarrolladores pues permiten crear un ambiente propicio para el desarrollo de software, hardware o para generar ideas innovadoras junto a personas apasionadas por la tecnología.

En Guadalajara, Hacker Garage es la casa de las comunidades. Es un hacker space o espacio de trabajo colaborativo donde, gracias al esfuerzo del comité de esta asociación civil, cada semana emprendedores de diferentes per les y comunidades se reúnen, y se imparten talleres, cursos y ponencias. Así lo exponen en su mani esto:

Es un lugar donde las personas apasionadas por la tecnología y la innovación pueden trabajar, aprender e imaginar. El HackerGarage es parte de un movimiento global llamado “Hacker Space”, que es un centro comunitario y espacio de trabajo colaborativo (co–working) formado por hackers —personas que llevan la tecnología un paso más adelante— para obtener soporte de la comunidad en sus procesos creativos y de innovación.

Si existe un co–working space en la ciudad ése es un excelente lugar para que se reúnan comunidades con per l técnico. O bien, ¿qué tal crear un espacio de trabajo colaborativo propio?

Las universidades, como lo dijimos antes, son otro espacio donde tu comuni- dad puede encontrarse. Hay muchas comunidades que tienen como punto de encuentro la academia pues los recursos y la infraestructura que ofrecen son propicios para desarrollar proyectos de innovación. Por supuesto, es necesario ser alumnos activos.

Formas de organización básica

Veronica Nieva, integrante de la comunidad Geek Girls MX, nos compartió un artículo muy provechoso sobre la organización de reuniones o meetups en nuestro blog de Meetroopers.com. Lo reproducimos aquí íntegramente ya que su lectura te hará ver de una forma sencilla y práctica lo que necesitas para organizar una reunión de comunidad.

Creo que coordinar una reunión o un MeetUp es un reto de organización personal, así que para no “hacerse bolas” lo mejor es tener algunas cosas claras:

El tiempo del que se dispone para preparar una reunión, los contactos con que se cuenta y los recursos que se desean, monetarios o en especie.

Armar un equipo con el que se pueda contar y en el que confíes, así sean tres o diez, te salvará de muchos contratiempos.

Tener los objetivos de la comunidad y la periodicidad de tus reuniones bien determinados, para que no cometas el error de trabajar de más (como tener cuenta en todas las redes sociales, o quieras realizar una junta cada mes sin realmente estar preparado, por ejemplo).

Preguntarte si además de los integrantes de tu comunidad, otras per- sonas también pueden verse bene ciadas con tu trabajo (interés social, apoyo a asociaciones civiles).

Ya que has trabajado con estas bases, lo que sigue es:

Conseguir al exponente que compartirá sus conocimientos, y que será el valor que tu comunidad compartirá.

Buscar un lugar adecuado para tu reunión (piensa como geek: quie- res proyector y pantalla, quieres micrófono, quieres un espacio bonito, quieres bocinas, quieres música, quieres estar contento).

Gestionar uno o varios bene cios extra para los asistentes (desde café y galletas, pasando por rifas de algún patrocinador de productos o servicios, hasta cerveza y regalos).

La estrategia de difusión de tu reunión (diseño grá co, redes sociales, newsletter, página web, blog).

Buscar una herramienta para que el equipo organizador encuentre un punto de reunión para juntas, avisos, informe de avances, compartir archivos y comentarios urgentes. Nosotras hemos trabajado con Google Drive Docs, Dropbox, Trello y Facebook.

Prepararse para documentar tu evento y contar con un acervo de me- dios que te sirva como registro de actividades.

Para el mero día de tu reunión:

  • Puntualidad.
  • Registro de asistentes.
  • Seguridad.
  • Conocimiento.
  • Networking.
  • Diversión.

 


Formatos de eventos:

Talleres

Curso, generalmente breve, en el que se enseña una determinada actividad práctica o artística. Si el propósito de la reunión es enseñar o compartir cono- cimientos técnicos, éste es el formato más adecuado.

Checklist:

¿Hay su ciente espacio o mesas de trabajo para todos los asistentes? Si el taller es de código o uso de software, ¿hay disponibilidad de usar

señal de red inalámbrica? (WiFi).
¿Tenemos enchufes eléctricos su cientes para cargar laptops o dispo-

sitivos móviles para cargar baterías durante el taller?
¿El tallerista cuenta con todo el material necesario para impartirlo?

oPlumones oPizarrón
oHojas de rotafolio oOtros materiales

¿Los asistentes cuentan con hojas, cuadernillos o plumas para tomar nota?

Hay disponibilidad de equipo de proyección de video y audio? (si lo considera necesario el tallerista).

Conferencias

Cuando existen temáticas especializadas o un interés en particular por conocer la experiencia de algún actor importante en la industria, academia o gobier- no, el mejor formato es invitarlo a dar una conferencia para la comunidad o el público en general.

Checklist:

¿El lugar escogido para la conferencia cuenta con su ciente sillería para los asistentes?

¿Hay disponibilidad de usar un proyector para la presentación del con- ferenciante?

¿El conferenciante necesita audio (bocinas) para su presentación? ¿Se cuenta con micrófono para el conferenciante? o ¿la acústica

del lugar es buena y no se necesita de apoyo sonoro para escucharlo?

Si el conferenciante es un invitado de otra ciudad, ¿su tiempo de llegada es su ciente para estar al menos quince minutos antes de comenzar el evento? * Necesario para revisar detalles de su presentación o necesidades especiales para su conferencia.

¿Se tiene listo el currículum del conferenciante para presentarlo al público asistente?

¿El archivo de presentación está en formato–versión compatible con el programa y equipo de cómputo disponible para proyección?

¿Hay disponibilidad de una mesa de registro para llevar el control de asistentes al evento?

Pitches y presentaciones

Cuando el propósito principal de la comunidad es dar oportunidad a em- prendedores de exponer sus ideas sobre empresas, desarrollos tecnológicos, inventos o nuevos modelos de negocios, hay que preparar un escenario.

Checklist:

¿El lugar escogido para los pitches cuenta con su ciente sillería para los invitados y asistentes?

¿Hay disponibilidad de usar un proyector para la presentación del emprendedor?

Tener listo un reloj digital con cronómetro en cuenta regresiva para indicarle al presentador el tiempo disponible para su pitch.

TIP: Adicional al reloj, preparen tres tarjetas de color rojo, amarillo y verde. La táctica del semáforo es muy útil para indicar los tiempos al presentador y que esto le permita acelerar o ampliar su explicación.

¿Alguno de los presentadores necesita audio (bocinas) para su presentación?

¿Se cuenta con micrófono para escuchar a los presentadores? o ¿la acústica del lugar es buena y no se necesita de apoyo sonoro para escucharlos?

Si entre los presentadores hay uno o varios que llegan de otra ciudad, ¿su tiempo de llegada es su ciente para estar al menos quince minutos antes de comenzar el evento? * Necesario para revisar detalles de su presentación o necesidades especiales para su conferencia.

Networking o sesiones para conectar

Los eventos de networking tienen como principal propósito: que las personas que asisten al evento establezcan un diálogo, conozcan sus per les, áreas de experiencia profesional, actividades profesionales o comerciales y abrir la posibilidad de una asociación o sociedad para proyectos en común. Aunque muchas veces el simple hecho de asistir produce una red de colaboración que trae bene cios posteriores a los asistentes.

Entre las actividades principales es ofrecer bebidas y canapés. Los mejores acuerdos siempre se hacen alrededor de la comida. Por ello te recomendamos sondear en tu localidad un buen lugar donde se pueda servir bebidas y bota- nas, snacks o comida a los asistentes. Si es por la mañana que tenga buen café, galletas para acompañar, etc.

Checklist:

¿Cuál es el mejor horario para convocar a los asistentes, de acuerdo con el convenio con el lugar?

¿Qué presupuesto se tiene para la compra de bebidas o canapés?
Si es un restaurante, ¿habrá servicio de meseros o sólo se otorga el uso

del espacio?

¿Cuántos asistentes se puede convocar según el tamaño del lugar?

¿Hay mesas y sillas su cientes? * Por lo menos mesas o periqueras para que los asistentes descansen sus bebidas mientras platican.

¿Se puede servir bebidas alcohólicas en el lugar o sólo café y aguas frescas?

¿Qué posibilidad de patrocinio hay con alguna marca de bebidas o servicio de catering?

Es importante que previo a la convocatoria de nas de forma clara cada momento de la reunión. Desde la presentación hasta la despedida, para que los tiempos se den conforme a lo planeado, los asistentes tengan certeza del tiempo del que disponen para participar y que se adhieran al tiempo que el lugar donde se reúne les otorga para reunirse.

Tips cuando visites las comunidades:

  • Antes de ir investiga la dinámica de la sesión.
  • Llega con tiempo.
  • Ubica y conoce a los organizadores.
  • Aprende a identi car al conector.
  • Ve con el vaso vacío.
  • Que tu meta sea hacer al menos una buena conexión.


Bebidas alcohólicas dentro de una sesión de comunidad

Una de la experiencias clave que podemos compartir en este manual es cómo manejar el tema de las bebidas en una sesión. Es común que mu- chas comunidades incluyan cerveza o bebidas alcohólicas en sus reuniones como parte del convivio. En principio, no hay nada de malo en disfrutar de una buena charla con amigos de nuestra comunidad o conectar con personas mientras se bebe una cerveza, pero en la experiencia de la red de comunidades en ocasiones los excesos —como en todo— pueden provocar situaciones desagradables.

Debe tenerse en cuenta que ofrecer cervezas de cortesía —o cualquier otra bebida alcohólica— puede ser contraproducente cuando las reuniones, eventos o meetups se convierten en un pretexto para beber, lo que deja de lado el valor de las interacciones que éstas propician.

Es muy común que algunas comunidades ofrezcan cervezas a sus miembros o las personas, pero ¿cuándo se vuelve esto un problema?

  • Cuando la comunidad atiende más al momento de la cerveza que al propósito y los objetivos de la reunión o, peor, cuando el único interés de los asistentes es acudir a la reunión por la oferta de bebidas de cortesía.
  • Cuando algún miembro se excede y comete alguna imprudencia con otros miembros.
  • Cuando los organizadores no ponen un límite a la cantidad de cerveza que se sirve.
  • Cuando por culpa del exceso en la bebida un miembro tiene un accidente al regresar a casa.

¿Qué hacer en esos casos?

Entre los acuerdos de convivencia de la comunidad se debe dejar muy en claro que tomar cerveza y compartir momentos de convivencia o networking está bien, pero de ninguna forma se puede permitir que alguien se exceda o que se falte el respeto a otros miembros de la comunidad por culpa del alcohol. Por eso es muy importante que se establezcan reglas muy claras y que se respeten.